1. ¿Quiénes somos?

• Razón Social: Automotores Comerciales Autocom S.A. (en adelante la “Compañía”).
• Domicilio: Cota - Cundinamarca.
• Dirección: Calle 224 #9-60 Piso 2
• Correo electrónico: servicioalcliente@autocom.com.co
• Teléfono: (1) 8985393

2. Objetivo

El presente documento tiene como propósito establecer las políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales, en cumplimiento de los Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y las demás normas que las modifiquen, adicionen o reglamenten.

3. Alcance

El presente documento de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”) aplica para todos los datos de personas naturales que se encuentren incluidos en las bases de datos de Automotores Comerciales Autocom S.A. y este alineado con la Política de Privacidad de la Compañía.

4. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Causahabiente: es aquella persona física o jurídica que se ha sucedido o sustituido a otra, el causante, por cualquier título jurídico en el derecho de otra. La sucesión o sustitución puede haberse producido por acto entre vivos, inter-vivos o por causa de muerte mortis causa.
• Compañía: Automotores Comerciales Autocom S.A.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
• Tercero: cualquier persona natural o jurídica que, en virtud de un contrato celebrado por la compañía, recibe de esta bases de datos que contengan datos personales.
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

5. Políticas de tratamiento de información personal

La presente política garantiza que el tratamiento de la información personal se realizará de conformidad con lo establecido en las normas aplicables a la materia, y teniendo en cuenta lo siguiente:

• • La compañía declara que cumplirá con las leyes y reglamentos relativos a la información personal, la cual se manejará de manera apropiada a la luz de las actividades propias del negocio de la compañía, teniendo en cuenta el respeto por los derechos de los titulares de la información.
  • En lo concerniente con el contenido de la presente política, la misma se encuentra sujeta a la Ley 1581 de 2012, y al Decreto 1377 de 2013 y estará a disposición de los titulares de la información, y de los terceros que deseen consultarla.

Las finalidades o propósitos para los cuales la compañía recopila información personal son las siguientes:

• • Lograr una eficiente comunicación relacionada con sus productos y servicios, y facilitar el acceso general a la información de estos.
  • Proveer y promocionar los productos y servicios de la compañía.
  • Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados a los previamente contratados o adquiridos por los titulares de la información.
  • Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con los titulares de la información, entre los que se encuentran proveedores, clientes y empleados.
  • Informar sobre cambios de los productos o servicios de la compañía.
  • Evaluar la calidad del servicio.
  • Realizar estudios internos y externos sobre hábitos de consumo.
  • Compartir datos personales con proveedores de servicios, solo para los fines descritos en los numerales anteriores y con la observancia de todas las medidas para proteger la información en ellas contenida.
• Por ningún motivo, debe recopilarse información de un titular de información si este no comprende las finalidades y usos declarados anteriormente.
• En el caso de cambiar/modificar la finalidad de uso de la información, el alcance de esta debe ser plenamente especificado y el cambio realizado se debe dar a conocer o notificar al titular de la información sin demora.
• Cuando se realice cualquier tipo de suministro de información a terceros, se debe verificar que la finalidad del uso de la información se encuentra especificada en este documento.
• Se deben garantizar que los mecanismos y procedimientos para realizar la captura, tratamiento de información y atender las solicitudes establecidas, cuenten con las medidas de control y de seguridad pertinentes, con el fin de proteger la información y los titulares de la misma.

6. Derechos de los titulares

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la presente ley;
3. ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
4. presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
6. acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7. Responsable del proceso

• Atención de las peticiones, consultas y/o reclamos de los titulares de la información:coordinación de servicio al cliente, por medio de los canales indicados en el encabezado de este documento.
• Gestión de la aplicación de la ejecución de los derechos del titular: coordinación de servicio al cliente.

7.1. Procedimientos

7.1.1. Captura de Información

Las siguientes actividades deben ser aplicadas en el momento en que un titular de la información suministre información personal a la compañía:

• Contacto vía telefónica:
  1. Si la solicitud involucra la toma de datos personales es responsabilidad del operador obtener la autorización expresa del titular de la información para realizar el tratamiento de sus datos, caso en el cual debe realizarse una grabación de la llamada con el fin de dejar un medio probatorio de la respectiva autorización del titular.
  2. Se debe proceder a informar al titular que se realizará una grabación con el detalle del propósito de la misma y la ubicación del presente documento donde puede encontrar los procedimientos para ejercer los derechos de protección de información personal. (ver Anexo 9.1)
  3. Luego se debe retomar la comunicación con el titular de la información con el objeto de preguntar y resolver las dudas que tenga el mismo.
• Contacto vía web:
  1. Cuando el contacto se realiza a través de las páginas de Internet de la compañía y este requiera la captura de información de parte del titular de la misma, el sistema guiará todos los pasos requeridos para atender la solicitud correspondiente.
  2. En cualquier caso relacionado y siempre cuando el titular de la información esté de acuerdo con la finalidad del uso de la información, este deberá aceptar lo declarado en la ventana o campo que contenga el texto de autorización correspondiente (ver Anexo 9.2). Dicha ventana o campo debe contener el hipervínculo que permita visualizar el presente documento.
  3. Los operadores de las páginas web en las que se recolecten datos personales, deben garantizar un medio en el cual se archive y se pueda verificar posteriormente la autorización otorgada por el titular.
• Otros medios:
  1. Es responsabilidad de cualquier funcionario de la compañía que realice cualquier actividad o proceso que requiera la captura de información de un titular de la información, informarle acerca de la finalidad o propósito de la misma.
  2. Dependiendo de la naturaleza de la actividad o proceso, el titular de la información debe firmar la autorización que permita a la compañía dar viabilidad al mismo. (ver Anexo 9.3).
  3. El funcionario encargado del trámite debe obtener la evidencia de la autorización y realizar el archivo de la misma de forma apropiada.

7.1.2. Consulta, Modificación y Reclamos Relacionados con Datos Personales

El procedimiento que permite ejercer los derechos de los titulares de la información consiste en los siguientes pasos:

• El titular de la información debe usar el mismo canal que empleó en la captura de información (ver numeral anterior) para la radicación de la solicitud.
• La solicitud debe contener mínimo los siguientes aspectos:
  1. Nombre del titular de la información.
  2. Identificación del titular de la información.
  3. Razón de la solicitud.
• La solicitud debe ser remitida al responsable de atención de peticiones, consultas y/o reclamos de los titulares de la información (ver numeral 7).
• La atención y respuesta a la solicitud observará los términos y tiempos contenidos en los Artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

8. Vigencia

El presente documento rige a partir del 26 de julio de 2013.

9. Anexos

9.1. Guión de recolección para datos personales

Automotores Comerciales Autocom S.A ; le solicita suministrar de manera voluntaria algunos de sus datos personales, los cuales podrán ser utilizados con las siguientes finalidades:

1. Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros productos y servicios, y facilitar el acceso general a la información de estos.
2. Proveer nuestros productos y servicios.
3. Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con él o los contratado(s) o adquirido(s).
4.  Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores y empleados.
5. Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios.
6. Evaluar la calidad del servicio.
7. Realizar estudios internos y externos sobre hábitos de consumo.
8. Compartir datos personales con proveedores de servicios, solo para los fines descritos en los numerales anteriores y con la observancia de todas las medidas para proteger la información en ellas contenida.

Las políticas de tratamiento de la información de Automotores Comerciales Autocom S.A ; y el modo de ejercer sus derechos como titular de los datos contenidos en las bases de datos arriba mencionadas, pueden ser consultados en http://www.autocom.com.co en el link “Protección de Datos Personales”

*Autorización: con fundamento en todo lo anteriormente expuesto, ¿autoriza usted a Automotores Comerciales Autocom S.A ; para que los datos personales que suministre sean tratados conforme a las finalidades arriba descritas?

(Respuesta del titular de la información)

9.2. Autorización vía web

Autorizo a Automotores Comerciales Autocom S.A ; para utilizar los datos personales recolectados con las siguientes finalidades:

1. Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros productos y servicios, y facilitar el acceso general a la información de estos.
2. Proveer nuestros productos y servicios.
3. Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con él o los contratado(s) o adquirido(s).
4. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores y empleados.
5. Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios.
6. Evaluar la calidad del servicio.
7. Realizar estudios internos y externos sobre hábitos de consumo.
8. Compartir datos personales con proveedores de servicios, solo para los fines descritos en los numerales anteriores y con la observancia de todas las medidas para proteger la información en ellas contenida. Las políticas de tratamiento de la información de Automotores Comerciales Autocom S.A ; y el modo de ejercer sus derechos como titular de los datos contenidos en nuestras bases de datos, pueden ser consultados en http://www.autocom.com.co en el link “Protección de Datos Personales”, y en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, o las normas que las modifiquen. Sí  No

9.3. Autorización escrita

Autorizo a Automotores Comerciales Autocom S.A ; para utilizar los datos personales recolectados en la fecha, con las siguientes finalidades:

1. Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros productos y servicios, y facilitar el acceso general a la información de estos.
2. Proveer nuestros productos y servicios.
3. Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con él o los contratado(s) o adquirido(s).
4. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores y empleados.
5. Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios.
6. Evaluar la calidad del servicio.
7. Realizar estudios internos y externos sobre hábitos de consumo.
8. Compartir datos personales con proveedores de servicios, solo para los fines descritos en los numerales anteriores y con la observancia de todas las medidas para proteger la información en ellas contenida.

Las políticas de tratamiento de la información de Automotores Comerciales Autocom S.A;y el modo de ejercer sus derechos como titular de los datos contenidos en nuestras bases de datos, pueden ser consultados en la siguiente dirección: http://www.autocom.com.co en el link “Protección de Datos Personales”

9.4. Autorización de datos personales

AUTOMOTORES COMERCIALES AUTOCOM S.A., empresa legalmente constituida y con domicilio en la ciudad de Bogotá, se permite informar:

Que en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se establece el “Régimen General de Protección de Datos”, y el Decreto reglamentario 1377 de 2013, demanda respetuosamente su autorización para que de manera previa, libre, clara, voluntaria, inequívoca, expresa y debidamente informada permita a La Compañía o quien represente sus derechos, a la sociedad matriz y/o subordinadas en Colombia o en el exterior, y en general a sus aliados estratégicos y/o distribuidores autorizados, fabricantes de vehículos que representan e importan y a los concesionarios de la red de Las Compañías en Colombia, a recolectar, recaudar, almacenar, usar, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar, circular y disponer de los datos personales que han sido suministrados y que han sido incorporados en nuestra base de datos, conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales descrita en el link www.jacmotors.com.co (variará según la marca). Esta información es y será utilizada en el desarrollo normal del objeto social de la Compañía.

Con la presente autorización los titulares de los datos personales, facultan para que sean contactados mediante sms, whatsapp, correo electrónico, dirección de residencia, llamada telefónica y/o cualquier otro medio de comunicación instantáneo o formal por motivos de envío de información relacionada con todo el concepto de experiencia de la marca, ya sea para fines de actualización de datos, invitación a eventos, envío de publicidad, fines estadísticos, envío de información de productos y servicios, ofertas, descuentos, información corporativa, auditorias, seguimientos, promociones, encuestas, llamadas de seguimiento, envío de productos a la dirección de residencia, así como envío de información de campañas técnicas de servicio, seguridad o "recall", de productos financieros y de seguros para la adquisición de bienes y servicios de la marca.

Le recordamos que como titular de datos personales, usted tiene la posibilidad de acceder, actualizar, rectificar, y suprimir en cualquier momento y el derecho de solicitar expresamente la corrección, en los términos establecidos por la Ley dirigiendo una comunicación escrita al correo electrónico <protecciondedatospersonales@autocom.com.co>

9.5. Autorización Habeas Data y centrales de riesgo

 Autorizo expresamente a AUTOCOM S.A. y a las entidades crediticias  con quienes haya firmado convenio de comercialización de créditos, para que en cualquier momento y con fines estadísticos y de información comercial, realice el reporte, divulgación, procesamiento, y consulta de información de acuerdo con mi comportamiento financiero, incluyendo el surgimiento, modificación, incumplimiento y extinción de obligaciones contraídas con anterioridad y posterioridad a este.

Mi score financiero podrá ser consultado en cualquier momento en Datacredito y/o Cifin o en cualquier otra base de datos que permita confirmar la información relevante en cuanto a mi desempeño como sujeto financiero, mi capacidad de pago, la viabilidad para entablar o mantener una relación contractual para cualquier otra finalidad incluyendo campañas de mercadeo, publicidad.

Así mismo, autorizo a AUTOCOM S.A. para que comparta la información que he diligenciado en la solicitud de crédito del concesionario con el fin de que tales entidades y las que pertenecen a su grupo empresarial, filiales y/o subsidiarias, me contacten con el fin de ofrecerme sus productos y servicios, y para que con el fin de evaluar la posibilidad de otorgarme los mismos, consulten y provean mi información ante las entidades de consulta u operadores de información y riesgo.”